Seit dem 01. August 2022 gelten die neuen Pflichten für Arbeitgeber nach dem Nachweisgesetz. Der deutsche Gesetzgeber hat zur Umsetzung der EU Richtlinie 2019/1152 zahlreiche Änderungen auch im Nachweisgesetz vorgenommen, die Arbeitgeber seit dem 01. August 2022 einzuhalten haben. Denn Verstöße können nunmehr auch mit erheblichen Bußgeldern sanktioniert werden. Was müssen Arbeitgeber nach den Neuregelungen im Nachweisgesetz nun aber in der Praxis beachten?

 

von Anna Rehfeldt, LL.M.

Rechtanwältin und externe Datenschutzbeauftragte

Hintergrund

 

Am 23. Juni 2022 hatte der Deutsche Bundestag den Gesetzentwurf gebilligt, der zur Umsetzung der EU Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union („Arbeitsbedingungenrichtlinie“) eingebracht wurde.

 

Neben zahlreichen Neuregelungen, insbesondere im Nachweisgesetz, sieht der Gesetzesentwurf auch erhebliche Geldbußen bei Verstößen vor. Arbeitgeber sollten in Folge dessen ihre Arbeitsverträge umgehend dahingehend prüfen, inwieweit sie den Pflichten aus dem neuen Nachweisgesetz schon nachgekommen sind und was unter Umständen noch nachzuholen ist.

 

Achtung: Die Neuregelungen im Nachweisgesetz, genauer die erweiterten Nachweispflicht treffen grundsätzlich nur die Arbeitsverhältnisse, die ab dem 01. August 2022 abgeschlossen werden. Allerdings können auch bestehende Arbeitsverhältnisse unter die erweiterten Nachweispflichten des Nachweisgesetzes fallen, wenn und soweit Arbeitnehmer entsprechende Informationen vom Arbeitgeber verlangen.

 

Warum gibt es Änderungen im Nachweisgesetz?

 

Der Deutsche Gesetzgeber ist mit den Änderungen im Nachweisgesetz seiner Pflicht zur Umsetzung der EU Richtlinie 2019/1152 nachgekommen. Die sogenannte Arbeitsbedingungenrichtlinie der EU sieht wiederum folgende Maßnahmen vor, um das Ziel der Richtlinie zur erreichen:

 

1. Erweiterungen der Informationspflichten von Arbeitgebern hinsichtlich der wesentlichen Arbeitsvertragsbedingungen
2. Festlegung der mindestens einzuhaltenden Arbeitsbedingungen bezüglich der Höchstdauer der Probezeit, von Mehrfachbeschäftigungen, arbeitgeberseitigen Fortbildungsmöglichkeiten, Übergang zu anderen Arbeitsformen etc.
3. Einführung von Regelungen, die die Durchsetzung beziehungsweise die Einhaltung der Neuregelungen sicherstellen.

 

Was bedeuten diese Maßnahmen konkret für die Praxis?

 

Da Richtlinien der EU immer erst noch von den einzelnen Mitgliedstaaten der EU umzusetzen sind, wurde dieser Maßnahmenkatalog durch den EU Gesetzgeber bestimmt.

 

Der Deutsche Gesetzgeber hat vor diesem Hintergrund nun folgende Neuregelungen, insbesondere im Nachweisgesetz vorgenommen, die ab dem 01. August 2022 gelten:

 

1. Wurde ein befristetes Arbeitsverhältnis geschlossen, muss im Fall einer zeitlichen Befristung das Enddatum angegeben werden.
2. Wurde eine Probezeit vereinbart, muss die Dauer der Probezeit angegeben werden.
3. Wurde mobile Arbeit vereinbart, muss darüber informiert werden, dass der Arbeitnehmer den Arbeitsort frei wählen darf.
4. Es muss darüber informiert werden, wie hoch das Arbeitsentgelt ist und wie sich das Arbeitsentgelt konkret zusammensetzt (Grundvergütung, etwaige Sonderzahlungen und Zuschläge, Zulagen, Prämien usw.).
5. Es muss neben der Arbeitszeit auch darüber informiert werden, welche Ruhepausen und Ruhezeiten gelten und, im Fall von Schichtarbeit, muss darüber informiert werden, welches Schichtsystem und welcher Schichtrhythmus gilt sowie welche Voraussetzungen für die Änderung der Schichten vorliegen müssen.
6. Wurde Arbeit auf Abruf vereinbart ist darüber zu informieren, welche Stundenanzahl mindestens zu vergüten ist sowie über den Zeitrahmen für die Erbringung der Stunden und der dahingehenden Frist zur Ankündigung für den Arbeitgeber.
7. Weiterhin muss schriftlich darüber informiert werden, dass Überstunden angeordnet werden können und welche Voraussetzungen hierfür vorliegen müssen.
8. Werden Fortbildungen vom Arbeitgeber angeboten, muss auch über diesbezügliche Ansprüche der Arbeitnehmer informiert werden.
9. Besteht im Unternehmen die Möglichkeit einer betrieblichen Altersversorgung, müssen Informationen über den Namen und die Anschrift des jeweiligen Versorgungsträgers erteilt werden, es sei denn der Versorgungsträger selbst ist zu diesen Informationen verpflichtet.
10. In Bezug auf Kündigungen müssen Arbeitgeber nach dem neuen Nachweisgesetz schriftlich darüber informieren, welches Verfahren bei einer Kündigung einzuhalten ist. Hierbei müssen mindestens Informationen zur Schriftform der Kündigung, der Kündigungsfrist und der Möglichkeit einer Kündigungsschutzklage vor dem Arbeitsgericht erteilt werden.

 

Fazit

 

Die Umsetzung der EU Richtlinie 2019/1152 hat primär zu erheblichen Änderungen und Erweiterungen im Nachweisgesetz geführt. Bis zum 31. Juli 2022 war es nach der alten Fassung des Nachweisgesetzes ausreichend, dass spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Arbeitsbeginn über die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich informiert und dem Arbeitnehmer ausgehändigt wurde. Was genau zu diesen „wesentlichen“ Vertragsbedingungen gehört, war in der alten Fassung des Nachweisgesetzes bereits aufgelistet. Diese Liste wurde nun erheblich erweitert und konkretisiert.

 

Neben der erheblichen Erweiterung und Konkretisierung haben sich außerdem auch die Fristen für den Nachweis deutlich verkürzt. Galt bislang die Monatsfrist, müssen alle Arbeitsverhältnisse ab dem 01. August 2022 die schriftlichen Nachweise über die Vertragsparteien, dem Arbeitsentgelt und den Arbeitszeiten grundsätzlich bereits am ersten Tag der Arbeitsleistung ausgehändigt werden, und zwar schriftlich.

 

Für Informationen zum Urlaub, etwaigen Ansprüchen auf Fortbildung, Versorgungsträgern und dem Verfahren im Fall einer Kündigung sowie Informationen auf unter Umständen vorliegende Kollektivvereinbarungen müssen hingegen spätestens binnen einen Monat nach dem vereinbarten Arbeitsbeginn schriftlich erteilt werden.

 

Alle anderen Informationen sind binnen 7 Kalendertagen nach dem vereinbarten Arbeitsbeginn schriftlich zu erteilen.

 

Achtung: Für Altverträge, das heißt für Arbeitsverträge die vor dem 01. August 2022 geschlossen wurde, können ebenfalls erweiterte Informationspflichten bestehen. Das ist namentlich dann der Fall, wenn Arbeitnehmer dies vom Arbeitgeber verlangen. In diesen Fällen müssen Arbeitgeber binnen 7 Tagen nach der Aufforderung durch den Arbeitnehmer die entsprechenden Informationen schriftlich aushändigen.

 

Achtung: Die digitale Form ist nach dem Gesetz nicht vorgesehen, sodass Unternehmen weiterhin die Schriftform bei der Erteilung der Nachweise nach dem Nachweisgesetz zu wahren haben.

 

Für Arbeitgeber und Unternehmen sind die erweiterten Informationspflichten sowie die Formerfordernisse auch deshalb praktisch relevant, weil Verstöße nunmehr mit erheblichen Bußgeldern sanktioniert werden können.

 

Neben dem Nachweisgesetz wurden last but not least auch Änderungen im Berufsbildungsgesetz (BBiG), der Gewerbeordnung (GewO), dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) sowie dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) vorgenommen. Im Zweifel sollten sich Unternehmen rechtskundigen Rat einholen. 

 

Anna Rehfeldt, LL.M.

Rechtsanwältin und externe Datenschutzbeauftragte