Betriebsfeiern im Lichte der DSGVO

Betriebsfeiern werden das ganze Jahr über durchgeführt. Das reicht von Messeveranstaltungen über Sommer- und Weihnachtsfeiern bis hin zu Jubiläen und Geburtstagsfeiern. Neben dem organisatorischen Aufwand darf die rechtliche Seite solcher Feiern nicht vernachlässigt werden, wenn die Feier nicht in einem teuren Rechtsstreit enden soll. Was Betriebsfeiern im Lichte der DSGVO bedeuten, wird nachfolgend in einer Übersicht erläutert.

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Hintergrund

Seit dem 25.05.2018 gilt die DSGVO unmittelbar in allen 28 EU-Mitgliedstaaten. Die DSGVO enthält eine Vielzahl von Regelungen, die es bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu beachten gilt. Ergänzt werden die Bestimmungen der DSGVO in Einzelbereichen durch nationale Vorgaben.

 

Wer ist bei Betriebsfeiern datenschutzrechtlich verantwortlich?

Gemäß Art. 7 Nr. 7 DSGVO ist im datenschutzrechtlichen Sinn die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. In Bezug auf Betriebsfeiern ist nach dieser Definition grundsätzlich der Veranstalter die verantwortliche Stelle. In kleinen Unternehmen im Zweifel also der Betriebsinhaber.

 

Was ist bei Foto- und Videoaufnahmen datenschutzrechtlich zu beachten?

Keine Feier kommt ohne Foto- und/ oder Videoaufnahmen aus. Sei es durch einen professionellen Fotografen (Achtung: Urheberrechte beachten!) oder durch die Mitarbeiter selbst. Die Fotos und Videos dienen in der Regel jedoch nicht nur rein privaten Zwecken. Vielmehr sollen diese später auf der Unternehmenswebsite veröffentlicht, im Intranet eingestellt und/ oder (je nach Aufnahme) in einem Zeitungsartikel verwendet werden. Letzteres insbesondere dann, wenn es sich bei der Betriebsfeier um ein Firmenjubiläum handelt, welches man auch seinen Kunden zeigen will. In diesen Fällen sind nun aber auch die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten.

 

Achtung: Sind Personen erkennbar auf dem Bild abgelichtet, spielen auch deren Persönlichkeitsrechte eine Rolle und müssen beachtet werden.

 

Unternehmen müssen sich grundsätzlich die Einwilligung der Personen einholen, die auf dem Bild erkennbar abgelichtet sind. Die Einwilligung muss sich sowohl auf die Ablichtung als solche beziehen, als auch auf die spätere Veröffentlichung. Das heißt, hier muss zwischen der Erstellung des Bildes einerseits und der späteren Verwendung andererseits unterschieden werden. Bei der Einwilligung für die spätere Verwendung ist sodann danach zu differenzieren, ob dies bloß betriebsintern erfolgt oder ob die Bilder und Videos (auch) weitreichender veröffentlicht werden sollen. Insoweit ist also zwischen der Einwilligung in die Veröffentlichung in Printmedien (Zeitungsartikel, Flyer etc.) einerseits und der Online-Veröffentlichung (Homepage, Social Media) andererseits zu differenzieren.

Aus datenschutzrechtlicher Sicht sind für die Wirksamkeit der Einwilligung in die Anfertigung der Bilder, die Vorgaben aus Art. 7 DSGVO einzuhalten, wenn und soweit eine Legitimation für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nicht auf eine andere Rechtsgrundlage (vgl. Art. 6 DSGVO) gestützt werden kann. Für die Veröffentlichung der Bilder und Videos müssen die Voraussetzungen des § 22 KUG eingehalten werden (streitig).

 

Art. 7 DSGVO gibt für eine wirksame Einwilligung zusammengefasst folgendes vor:

 

  1. Die Einwilligung muss in informierter Weise erfolgen;
  2. Die Einwilligung muss freiwillig erteilt werden;
  3. Die Einwilligung muss ausdrücklich erklärt werden;
  4. Es muss ein Hinweis auf die jederzeitige Widerrufsmöglichkeit erteilt werden;
  5. Den Unternehmen trifft die Nachweispflicht.

 

Achtung: Eine untergeschobene Einwilligung, etwa in AGB, ist unwirksam.

 

Eine Schriftform ist aber (mit Ausnahme von arbeitsrechtlichen Sachverhalten) nicht vorgeschrieben. Dennoch sollte immer an die Nachweispflicht gedacht werden, sodass mindestens die Textform (E-Mail, Fax etc.) genutzt werden sollte.

 

Sonderfall: Einladungen zur Unternehmensfeier = Werbung?!

Zu einer Betriebsfeier gehören natürlich auch Einladungen. Werden Einladungen jedoch an Kunden oder Geschäftspartner versendet, kann dies rechtlich als Werbung zu bewerten sein. Was hat das zur Folge? Rechtlich ist bei der Werbung das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) heranzuziehen. Demnach sind unlautere geschäftliche Handlungen unzulässig. Unter einer geschäftlichen Handlung versteht das Gesetz jedes Verhalten einer Person zugunsten des eigenen oder eines fremden Unternehmens vor, bei oder nach einem Geschäftsabschluss, das mit der Förderung des Absatzes oder des Bezugs von Waren oder Dienstleistungen oder mit dem Abschluss oder der Durchführung eines Vertrags über Waren oder Dienstleistungen objektiv zusammenhängt.

 

Der Versand von Einladungen zu Betriebsfeiern kann als geschäftliche Handlung im Sinne des UWG verstanden werden, da die Feier in der Regel auch dazu dient, den Absatz zu fördern, sei es auch nur in Form der Kontaktpflege.

 

Die Konsequenz hiervon ist nun, dass der Versand von Einladungen eine unzumutbare Belästigung gemäß § 7 UWG darstellen kann und mithin unzulässig ist. Wenn Unternehmen die Einladungen per Post verschicken, ist dies jedoch unter Umständen auch ohne Einwilligung zulässig. Werden die Einladungen hingegen per E-Mail verschickt, ist eine Einwilligung einzuholen, wobei hier das Double-Opt-In-Verfahren zu verwenden ist.

Bei Bestandskunden kann unter engen Grenzen ggf. auch von einer Einwilligung beim E-Mailversand abgesehen werden. Hier sind jedoch hohe Hürden zu überwinden.

 

Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO auf Betriebsfeiern

Durch die DSGVO sind nunmehr auch die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu beachten. Unternehmen können ihren Informationspflichten auf zweierlei Weise nachkommen. Erfolgt die Verarbeitung (z.B. Erhebung) von personenbezogenen Daten direkt in einem Gespräch, etwa auf dem Messestand, ist dem Besucher (= Betroffenen), der seine Daten dem Unternehmer preisgibt, ein Informationsblatt mit den gefordeter Inhalten nach Art. 13 DSGVO auszuhändigen. Bei einer größeren Betriebsfeier direkt im Unternehmen, ist diese Variante jedoch eher untauglich. Hier ist es denkbar, die Informationen nach Art. 13 DSGVO an einen zentralen (Empfangs-) Ort, der für jeden Betroffenen unbeschränkt zugänglich ist, auszuhängen.

 

Achtung: Die letzte Variante (= Aushang) ist rechtlich umstritten. Werden Einladungen verschickt, sind auch hier bei der erstmaligen Verarbeitung von personenbezogenen Daten (= Verwendung des Namens und der Anschrift des Empfängers) die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO einzuhalten. Die Informationen sind zusammen mit der Einladung zu versenden.

 

Fazit

Aus (datenschutz-) rechtlicher Sicht sind Unternehmensfeiern im Hinblick auf die Informationspflichten mit mehr Aufwand verbunden. In Bezug auf die Bildaufnahmen und deren Verwendung, sowie in Bezug auf den Versand von Einladungen hat sich jedoch durch die DSGVO nichts Wesentliches geändert. In jedem Fall sollte man sich vorab genau informieren um nicht im Nachgang mit kostenpflichtigen Abmahnungen konfrontiert zu werden.

 

Anna Rehfeldt, LL.M.

Rechtsanwältin und externe Datenschutzbeauftragte

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