Arbeitgeber passen sich im Rahmen von Bewerbungsverfahren immer mehr der digitalen Entwicklung an. Neben online Stellenausschreibungen und Bewerbungsunterlagen ausschließlich per E-Mail, werden auch bei der Bewerberauswahl die digitalen Möglichkeiten immer beliebter, wie etwa das Vorstellungsgespräch über Skype, die Telefonkonferenz oder das Videointerview - spart es doch Kosten und Zeit. Aber auch im Bewerbungsverfahren gelten u.a. die Bestimmungen zum Datenschutz.
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Hintergrund
Die Landesdatenschutzbeauftragten aus Berlin und Nordrhein-Westfalen haben in ihrem aktuellen Tätigkeitsbericht den Einsatz von digitalen Instrumenten im Rahmen von Bewerbungsverfahren kritisch beurteilt und zum Großteil aus datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten für unzulässig erklärt.
Datenschutz vs. Vorstellungsgespräch über Skype
Zum einen wurde die Durchführung von Vorstellungsgesprächen über Skype beurteilt. Diese Art von Vorstellungsgesprächen wird gerade im Hinblick auf die Kosten- und Zeitersparnis immer beliebter. Jedes Vorstellungsgespräch braucht Vorbereitungszeit, einschließlich der Zeit für die Anreise. Bei internationalen Bewerbern wird dies besonders deutlich. Die Kosten, sowohl für die Anfahrt, als auch für die Übernachtung, sind ebenfalls nicht zu unterschätzen. Da bietet sich das Gespräch über Skype an. Man kann den Bewerber sehen und auch Mimik und Gestik bzw. allgemein seine Körpersprache wahrnehmen.
Aus Sicht der Datenschutzbeauftragten fehlt hierfür jedoch eine Rechtsgrundlage. Beim Einsatz von Skype werden personenbezogene Daten erhoben und an den Server in den USA übertragen. Die Datenerhebung und -verwendung ist jedoch nur zulässig, wenn hierfür entweder eine gesetzliche Grundlage besteht oder eine wirksame Einwilligung vorliegt. Beides ist nach Ansicht der Datenschutzbeauftragten nicht der Fall.
Eine gesetzliche Grundlage könnte § 32 Abs. 1 BDSG sein. Hierfür müsste die Datenerhebung aber für das Bewerbungsverfahren erforderlich sein. Bloße Erleichterungen und Einsparungen können die Erforderlichkeit aber gerade nicht begründen. Vielmehr muss die konkrete Datenerhebung unerlässlich sein, um die offene Stelle besetzen zu können.
Dann könnte die Zulässigkeit doch aber aus der Einwilligung des Bewerbers folgen? Die wirksame Einwilligung setzt u.a. die Freiwilligkeit dieser voraus Diese Freiwilligkeit fehlt nach Ansicht der Datenschutzbeauftragten jedoch gerade dann, wenn die Durchführung des Vorstellungsgesprächs über Skype, die Voraussetzung für die Teilnahme am Bewerbungsverfahren ist. Hier handele der Bewerber nicht freiwillig.
Praxistipp: Das kann dann anders zu bewerten sein, wenn der Bewerber von sich aus die Durchführung des Vorstellungsgespräch über Skype anbietet. Dann muss aber auch darauf geachtet werden, dass die eigenen Mitarbeiter, die das Gespräch führen, ebenfalls mit der Datenerhebung und -verwendung einverstanden sind. Denn auch deren Daten sind betroffen.
Datenschutz vs. Telefonkonferenz
Werden Vorstellungsgespräche mittels Telefonkonferenz durchgeführt und wird das Gespräch aufgezeichnet, stehen auch hier datenschutzrechtliche Bedenken im Raum. Durch die Aufzeichnungen können Unternehmen das Gespräch immer wieder abspielen und ggf. eine Sprachanalyse des Bewerbers vornehmen. Für die Zulässigkeit fehlt es nach Ansicht der Datenschutzbeauftragten wiederum sowohl an der Erforderlichkeit der Datenerhebung, als auch an der wirksamen (freiwilligen) Einwilligung.
Datenschutz vs. Videointerview
Als dritte Möglichkeit bietet sich die Aufzeichnung eines Videointerviews mit dem Bewerber an. Hierbei nehmen Bewerber die Antworten auf bereits vorformulierte Fragen per Video auf und senden das Video dann an das Unternehmen. Diese Art der Datenerhebung wird durch die Datenschutzbeauftragten als besonders intensiv eingestuft. Denn im Vergleich zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch können die Videoaufnahmen vielfach wiederholt angesehen und ausgewertet werden, was bei einem einmaligen Gespräch in dieser Intensität nicht möglich ist.
Weitere Bedenken können darüber hinaus auch dahingehend bestehen, dass der Bewerber im Zweifel auch keine Kenntnis davon hat, wer die Aufzeichnungen erhält, ob und ggf. wie lange die Daten gespeichert und wann die Daten gelöscht werden.
Fazit
Das digitale Bewerbungsverfahren ist an sich eine kosten- und zeitsparende Alternative zu den klassischen Vorstellungsgesprächen.
Allerdings ist aus datenschutzrechtlicher Sicht äußerste Vorsicht geboten. Die Einschätzungen der Datenschutzbeauftragten zeigen, dass bei Bewerbungsverfahren mittels Skype, Videoaufnahmen und Co. strenge Anforderungen gestellt werden.
Allerdings sind die Möglichkeiten nicht vollständig ausgeschlossen. Die Erforderlichkeit und die Einwilligung sind in jedem Einzelfall gesondert zu betrachten. Unternehmen sollten sich vorab informieren und ggf. notwendige Maßnahmen ergreifen.
Bei Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung.