Herausgabepflichten von Bau- und Arbeitsunterlagen?!

Ist die Leistung erbracht, stellt sich oftmals die Frage, ob und wenn ja, welche Unterlagen der Auftragnehmer an den Auftraggeber herauszugeben hat. Dies insbesondere dann, wenn der Auftraggeber die (vollständige) Zahlung von der Übergabe bestimmter Bau- und Arbeitsunterlagen abhängig macht. Ohne vertragliche Regelungen stellen sich praktisch bedeutsame Fragen, die das Gesetz gar nicht bzw. nur unzureichend klärt.

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Hintergrund

Treffen die Vertragspartner keine Vereinbarungen zur Herausgabe bestimmter Unterlagen während oder nach Beendigung der Arbeiten, sind die gesetzlichen Regelungen maßgeblich. Da diese jedoch gar nicht bzw. völlig unzureichend ausgestaltet sind, ist in der Praxis der jeweilige Einzelfall konkret auszulegen! Was steht in der Bau- und Leistungsbeschreibung? Welche Nebenpflichten ergeben sich aus dem Vertrag? Welche (wirtschaftliche) Bedeutung haben die Unterlagen für den Auftraggeber? Handelt es sich um einen Verbraucher oder Unternehmer?


Muss der Auftragnehmer dem Auftraggeber Unterlagen über die erbrachten Bauleistungen herausgeben?

Ohne eine vertragliche Absprache ist der Einzelfall auszulegen: Eine Pflicht zur Herausgabe kann sich zum Beispiel aus DIN-Normen und/ oder allgemein anerkannten Regeln der Technik ergeben. So schreibt u.a. die DIN 68800-3:2012-02 vor, dass für sämtliche Holzmaterialien, die mit Holzschutzmitteln behandelt wurden, eine Bescheinigung über die ausgeführte Holzschutzmaßnehmen erstellt werden muss. Diese Bescheinigung muss der Auftragnehmer dem Auftraggeber herausgeben. Unterlässt der Auftragnehmer die Herausgabe, steht dem Auftraggeber ein Zurückbehaltungsrecht an dem Werklohn zu.


Eine weitere Pflicht (außerhalb vertraglicher Vereinbarungen) kann auch aus öffentlich-rechtlichen Vorschriften folgen. Ein Bauunternehmer, der Abbrucharbeiten ausführt, muss dem Auftragnehmer zum Beispiel die Unterlagen herausgeben, mit denen er (der Auftraggeber) den Entsorgungsnachweis treffen kann. Da nicht sortierter Bauschutt als Abfall im Sinne des Gesetzes gilt, muss er entsprechend entsorgt werden. Als „Erzeuger“ gilt hierbei der Auftraggeber, sodass dieser auch den entsprechenden Nachweis führen muss. Folge → der Auftragnehmer muss zunächst gegenüber dem Auftraggeber nachweisen, das eine ordnungsgemäße Entsorgung erfolgt ist. Der Auftraggeber kann dann die Herausgabe von Nachweisen wie Lieferscheinen oder Rechnungen verlangen um selbst seiner Nachweispflicht erfüllen zu können. Verweigert der Auftragnehmer die Übergabe solcher Unterlagen, steht dem Auftragnehmer ein Zurückbehaltungsrecht an dem Werklohn zu.


Arbeitsunterlagen und Mindestlohn?

Für die Einhaltung der Mindestlohnvorgaben, egal ob gesetzlich oder tarifvertraglich, kann den Unternehmer die Auftraggeberhaftung treffen. Demnach muss der Auftraggeber für die Differenz von Lohnzahlungen seiner Auftragnehmer gegenüber dessen Arbeitnehmern haften. Im Zweifel unmittelbar und ohne das die Arbeitnehmer zuvor ihren Chef (= Auftragnehmer) auf Zahlung in Anspruch nehmen müssten (vgl. §§ 13 MiLoG, 14 AEntG). Im Baubereich kommt eine etwaige Haftung für die Sozialversicherungsbeiträge, ggf. der Beiträge zur Soka Bau sowie der Beiträge zur Unfallversicherung hinzu (vgl. § 28e SGB IV)


Aufgrund dieser Haftungsrisiken, stellt sich die Frage, ob der Auftraggeber vom Auftragnehmer diejenigen Unterlagen heraus verlangen kann, aus denen sich die ordnungsgemäße Erfüllung der Arbeitgeberzahlungen ergibt!?

Dem Gesetz ist eine solche Pflicht nicht zu entnehmen. Das heißt, der Auftragnehmer muss z.B. Bescheinigungen der Sozialversicherung, der BG oder sonstiger Stellen nicht herausgeben. Gleiches gilt für Kontoauszüge oder Banküberweisungen, aus denen die Zahlung von Löhne und Gehältern folgt. Etwas anderes gilt dann, wenn hierzu vertragliche Vereinbarungen getroffen wurden. Ohne solche bleibt es aber dabei: keine Herausgabepflicht des Auftragnehmers.


Praxistipp: Die Rechtsprechung entnimmt dem Vertrag i.d.R. auch keine dahingehende Nebenpflicht. Zwar sind Vertragspartner auch ohne ausdrückliche Regelung (neben-) vertraglich verpflichtet den anderen nicht zu schaden und dessen Interessen zu berücksichtigen. Auf den Mindestlohn bezogen, also alle Zahlungen zu leisten, sodass der Auftraggeber keinen derartigen Ansprüchen ausgesetzt ist. Gleichwohl begründet diese Nebenpflicht keinen allgemeinen Anspruch auf Herausgabe von Unterlagen. Es müssten hierzu vielmehr ganz konkrete Anhaltspunkte auf die Nichteinhaltung und -zahlung vorliegen.


Fazit

Auftragnehmer und Auftraggeber sollten bereits in ihren Verträgen Absprachen zur Herausgabe von Bau- und Arbeitsunterlagen treffen. Insbesondere im Hinblick auf die durch das MiLoG neu hervorgerufene Diskussion um die Auftraggeberhaftung, sollten von Beginn an klaren Reglungen getroffen werden. Ohne vertragliche Vereinbarungen gibt das Gesetz nur wenig bis gar keine praxisgerechten Lösungen.


Achtung: Die uneingeschränkte Herausgabepflicht in AGB's kann unwirksam sein und entsprechende Rechtsfolgen wie Schadensersatz und Abmahnungen begründen.


Bei Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

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