Werbemails und Datenschutz

Das neue Automodell, die Jubiläumsfeier oder das neue Bauprodukt! Das versenden von Werbemails ist für Unternehmer aller Branchen mittlerweile Standard. Es ist kostengünstig, zeitsparend und macht wenig Aufwand. Vor allem wenn die Adressaten die gleichen Informationen erhalten sollen – von Einladungen zu Events, Veranstaltungen und Sonderangeboten. Neben den hierbei zwingend zu beachtenden wettbewerbsrechtlichen Vorgabe, werden oftmals die datenschutzrechtliche Regelungen vernachlässigt. Hierfür ist der offene e-Mailverteiler das Paradebeispiel! Fehler können für Unternehmen teuer werden.

Hintergrund

Das Versenden von e-Mails an verschiedene Personen erfolgt in der Regel durch das Einfügen der Adressen im „bcc“-Feld. Die einzelnen Empfänger sehen hierbei nicht, an wen sonst noch die e-Mail versendet wurden. Das ist notwendig, da die einzelne e-Mailadresse als persönliches Datum im Sinne des Datenschutzgesetzes gilt. Allerdings passieren in diesem Zusammenhang auch Fehler. Werden beispielsweise die Adressen in das Feld „an“ oder „cc“ eingefügt, sind sie für alle Empfänger sichtbar. Ohne Einwilligung der Betroffenen oder gesetzliche Ermächtigung verstößt das gegen das Datenschutzrecht.

Die Folge können Bußgelder, Vertragsstrafen oder Schadensersatzansprüche entstehen.


Grundsätze

E-Mailadressen gelten gemäß § 3 BDSG als personenbezogene Daten. Die Weiterleitung an Dritte darf nur erfolgen wenn entweder der Betroffen zuvor ausdrücklich eingewilligt hat oder es eine gesetzliche Ermächtigung hierzu gibt. Bei einem offenen e-Mailverteiler dürfte beides in der Regel nicht vorliegen. Folge: Beim Versenden verstößt der Absender gegen das BDSG. Hinzu kommt im geschäftlichen Verkehr, dass es sich um eine automatisierte Datenverarbeitung handelt, sodass auch ein gesetzlich vorgeschriebenes Verfahrensverzeichnis zu erstellen ist. Dies kann ggf. auf einen (externen) Datenschutzbeauftragten übertragen werden.


Praxistipp

Unternehmen sollten zur Vermeidung von Verstößen und Bußgeldern ein Schutzkonzept erstellen und im Betrieb umsetzen. Die Umsetzung kann durch Arbeitsanweisungen und Richtlinien erfolgen. Hierbei sollte insbesondere der Umgang mit dem e-Mailverteiler beachtet werden.


ACHTUNG Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelten unabhängig von der Unternehmensgröße. Lediglich die Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten kann ggf. eine gewisse Mitarbeiterzahl voraussetzen.


Wen trifft es?

Sollte ein Verstoß festgestellt werden, dann kommen sowohl Unternehmer als auch der tatsächlich handelnde Mitarbeiter als Kostenschuldner in Betracht. Die Unternehmensleitung muss Schadensersatz u.a. dann leisten wenn sie pflichtwidrig keine Arbeitsanweisungen oder Richtlinien aufgestellt, weitergeleitet hat und/ oder durchgesetzt hat. Der Mitarbeiter, der entgegen den Weisungen die Adressaten alle offen legt, muss dann ggf. ebenfalls Schadensersatz oder Bußgelder zahlen.


Was tun wenn´s passiert ist?

Sollte trotz ausdrücklicher Anweisung, e-Mails an mehrere Adressaten nur im „bcc“ zu verschicken es trotzdem zu einem Verstoß kommen, sollten Unternehmer unverzüglich handeln. Sind zum Beispiel mit den betroffenen Adressaten Geheimhaltungspflichten geschlossen worden, können diese nunmehr ggf. Schadensersatz verlangen. Unternehmen sollten abwägen, inwieweit sie hierauf angemessen reagieren und das Verhältnis zu langjährigen Partnern nicht zu gefährden.


Praxistipp: Gerade bei Einladungen zu Sonderveranstaltung, bei Newslettern oder sonstigen Rundschreiben ist ein Fehler schnell passiert. Dies lässt Rückschlüsse auf den sonstigen Umgang mit Daten zu, sodass das Vertrauen der Partner allgemeinen erschüttert sein kann. Das auch dann, wenn der eigentliche Newsletter nichts mit einem konkreten Geschäft zu tun hat.


Eine Patentlösung, wie mit derartigen Fehlern umzugehen ist, gibt es nicht. Jeder Einzelfall sollte genau abgewogen und entsprechende Maßnahmen veranlasst werden.


ACHTUNG: Bei der Versendung von e-Mails sind zusätzlich die wettbewerbsrechtlichen Regelungen zwingend einzuhalten. Auch hieraus könne ansonsten kostenpflichtige Abmahnung folgen.


Bei Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung!

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